SeovantisSeovantis
+49 15679 281048Anfrage stellen
ZUGFeRD2026-09-02

XRechnung: Was sie ist und wann Sie sie wirklich brauchen

Stephanie Escarciga (öffnet in neuem Tab)

Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird sie häufig verlangt. Zwischen Unternehmen ist sie eines von mehreren zulässigen E-Rechnungsformaten.

Stand: Oktober 2026

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Betreut wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Rahmen von XStandards Einkauf.

Eine XRechnung besteht nur aus einem XML-Datensatz. Anders als bei ZUGFeRD gibt es keine PDF-Ansicht. Der Datensatz enthält unter anderem:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Bestell-, Auftrags- oder Vertragsbezug
  • Positionen mit Mengen, Preisen und Beschreibungen
  • Netto-, Steuer- und Bruttobeträge mit Steuerkennzeichen
  • Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Eine Software kann diese Daten auslesen, prüfen und an ERP-, Buchhaltungs- oder Archivsysteme übergeben.

Wann wird eine XRechnung benötigt?

Vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Sie verlangt elektronische Rechnungen. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen zu Direktaufträgen bis 1.000 €.

Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Sie können andere Formate, Fristen und Übertragungswege vorgeben. Maßgeblich sind die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers zu:

  • Format: nur XRechnung oder auch ein anderes Format nach EN 16931
  • Leitweg-ID
  • Übertragungsweg
  • Anhängen sowie Bestell- und Vertragsbezügen

XRechnung zwischen Unternehmen

Die XRechnung ist nicht auf Behörden beschränkt. Das Bundesfinanzministerium nennt sie ausdrücklich als zulässiges Format für E-Rechnungen nach § 14 UStG. Ebenso zulässig ist zum Beispiel ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem geeigneten Profil.

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Rechnungsarten:

  • E-Rechnung: ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD
  • Sonstige Rechnung: Papier oder ein elektronisches Format ohne diese Struktur, zum Beispiel ein einfaches PDF

Die Übergangsfristen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen ausstellen. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsregelung.

Ob die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Mehr zum hybriden Format im Beitrag ZUGFeRD: Der hybride E-Rechnungsstandard einfach erklärt.

Die Leitweg-ID

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID die elektronische Adresse. Sie leitet die Rechnung an die zuständige Stelle innerhalb der Verwaltung. In der XRechnung steht sie im Feld BT-10 „Buyer reference“.

Die Leitweg-ID teilt der Auftraggeber mit, zum Beispiel in der Bestellung oder im Vertrag. Rechnungssteller beantragen keine eigene.

Bei Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Das Feld BT-10 ist in der XRechnung trotzdem Pflicht. Dort steht dann eine Referenz des Empfängers, zum Beispiel eine Bestell- oder Projektnummer.

Warum ein PDF keine XRechnung ist

Ein PDF ist für Menschen lesbar, enthält aber keinen standardisierten Datensatz. Auch per E-Mail versendet bleibt es eine sonstige Rechnung. ZUGFeRD verbindet beides: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Maßgeblich ist dort der XML-Teil.

Wie eine XRechnung entsteht und geprüft wird

Rechnungsdaten → Mapping auf die XRechnung-Felder → XML-Erzeugung → Validierung → Übermittlung → Verarbeitung beim Empfänger → Archiv

Das ERP- oder Rechnungssystem erstellt die Rechnung wie bisher. Ein zusätzlicher Baustein ordnet die Daten den Feldern der XRechnung zu und erzeugt die XML-Datei. Die Validierung prüft Pflichtangaben, Datenformate und die Geschäftsregeln der XRechnung. Typische Fehler sind:

  • fehlende oder ungültige Leitweg-ID
  • leeres Feld BT-10
  • unzulässige Kombinationen von Steuerangaben
  • Rechenabweichungen zwischen Positionen, Steuer und Gesamtbetrag
  • fehlende Zahlungsangaben
  • ungültige XML-Struktur oder unzulässige Zeichen

Laut Bundesfinanzministerium ist die Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Empfohlen wird sie trotzdem, schon bei Erstellung und Versand.

Welche XRechnung-Version ist aktuell?

Produktiv gilt XRechnung 3.0. Das aktuelle technische Bundle 3.0.2 erschien am 31. August 2026. Version 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

Am 15. September 2026 hat die KoSIT eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht. Sie ist nicht für den produktiven Einsatz bestimmt. Die endgültige Version ist für Frühjahr 2027 angekündigt.

XRechnung gibt es in zwei Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Zu jeder Version gehören XML-Schemata, Codelisten und Schematron-Regeln für die Validierung.

Wie wird eine XRechnung übertragen?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Möglich sind zum Beispiel:

  • E-Mail mit der XML-Datei im Anhang
  • Kunden- oder Lieferantenportale
  • EDI-Verfahren und direkte Schnittstellen zwischen ERP-Systemen
  • das Peppol-Netzwerk

Öffentliche Auftraggeber geben den Weg meist vor, etwa ein Rechnungseingangsportal oder Peppol. Die XML-Datei muss also nicht nur korrekt sein, sondern auch auf dem vorgegebenen Weg ankommen.

Seovantis liefert die Erzeugung, Prüfung und Übergabe von XRechnungen als Paket für bestehende Software: E-Rechnung in Ihrer bestehenden Software

Quellen

Verwandter Beitrag: ZUGFeRD: Der hybride E-Rechnungsstandard einfach erklärt

Passende Leistung

E-Rechnung

Ein ähnliches Vorhaben?

Schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage. Ich melde mich innerhalb eines Werktags.

Anfrage stellen