ZUGFeRD: Der hybride E-Rechnungsstandard einfach erklärt
ZUGFeRD verbindet zwei Darstellungen derselben Rechnung: eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei und einen strukturierten XML-Datensatz für die elektronische Verarbeitung. Das Format gehört neben XRechnung zu den in Deutschland etablierten E-Rechnungsformaten. Es lässt sich in bestehende Software einbauen, ohne dass die gewohnte Rechnungsansicht wegfällt.
Stand: Oktober 2026
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). In Frankreich ist derselbe Standard als Factur-X verbreitet.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
- einer lesbaren Rechnung im Format PDF/A-3
- einem in diese PDF-Datei eingebetteten XML-Datensatz
Der XML-Datensatz enthält die Rechnungsangaben in maschinenlesbarer Form. Dazu gehören Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Positionen, Beträge, Steuern, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. Eine Software kann die Rechnung damit automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Für Menschen bleibt die gewohnte Ansicht erhalten. ZUGFeRD beruht auf der europäischen Norm EN 16931.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ein einfaches PDF erfüllt das nicht. Diese Begriffsbestimmung ist von den Übergangsfristen zu unterscheiden. E-Rechnungen empfangen können müssen Unternehmen seit 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027.
Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?
Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Der Unterschied liegt in der Darstellung:
- Strukturierte Rechnungsdaten: bei beiden als XML
- Sichtbare Rechnungsansicht: bei ZUGFeRD als PDF/A-3, bei XRechnung keine
- Für Menschen direkt lesbar: ZUGFeRD ja, XRechnung erst nach Visualisierung des XML
- Maßgeblicher Rechnungsinhalt: bei beiden der XML-Datensatz
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail, über ein Portal oder auf einem anderen vereinbarten Weg versendet werden. Für die Einordnung als E-Rechnung zählt nicht die PDF-Ansicht, sondern der XML-Teil.
Mehr zur XRechnung im Beitrag XRechnung: Was sie ist und wann Sie sie wirklich brauchen.
Der XML-Teil ist maßgeblich
Weichen die Angaben im PDF und im XML voneinander ab, ist nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums der XML-Teil führend. Für die Verarbeitung zählt deshalb der Datensatz, nicht das PDF.
Eine technisch gültige Rechnung ist dabei nicht automatisch sachlich richtig. Prüfung, Kontierung und Freigabe bleiben Teil des Ablaufs.
ZUGFeRD in bestehender Software
ZUGFeRD ist keine fertige Rechnungssoftware. Der Standard wird in eine bestehende ERP-, Buchhaltungs-, DMS- oder Individualsoftware eingebaut. Die Anwendung erstellt die Rechnung weiterhin selbst. Ein zusätzlicher Baustein ergänzt die E-Rechnung. Er
- ordnet die vorhandenen Rechnungsdaten den Feldern des gewählten Profils zu,
- erzeugt den XML-Datensatz nach EN 16931,
- erstellt die PDF/A-3-Datei oder prüft die vorhandene,
- bettet den XML-Datensatz in die PDF-Datei ein,
- prüft das Ergebnis gegen Schema und Geschäftsregeln,
- übergibt die Rechnung an Versand, Archiv oder Buchhaltung.
Rechnungsdaten → Mapping → XML-Erzeugung → PDF/A-3 → Einbettung → Validierung → Versand oder Archiv
Die ZUGFeRD-Profile
Ein Profil legt fest, wie viele Angaben der XML-Teil enthält.
- MINIMUM und BASIC WL: nur Kopf- und Summenangaben, keine Rechnungspositionen
- BASIC: einfache Rechnungen mit Positionen
- EN 16931: alle Angaben der europäischen Norm
- EXTENDED: zusätzliche Angaben über die Norm hinaus
- XRECHNUNG: XML-Teil nach den Regeln der XRechnung
Laut Bundesfinanzministerium erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Aktueller Stand: ZUGFeRD 2.5.2
ZUGFeRD 2.5.2 wurde am 4. August 2026 veröffentlicht und gilt seit dem 1. September 2026. Die Version korrigiert vor allem Unstimmigkeiten im Profil EXTENDED. Grundlage ist UN/CEFACT CII D22B, abwärtskompatibel zu D16B. Für die Validierung gibt es aktualisierte XSD- und Schematron-Dateien.
FeRD hat für Herbst 2026 eine weitere Version angekündigt. Sie soll voraussichtlich Bruttorechnungen und Funktionen der überarbeiteten EN 16931 enthalten.
Was passiert beim Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD-Datei → XML extrahieren → validieren → Daten auslesen → Prüfung und Freigabe → Übergabe an Buchhaltung oder ERP → Archiv
In einem SAP- oder anderen ERP-System liefert der XML-Teil die Angaben für die Kreditorenbuchhaltung. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Bestellbezug, Positionen, Steuerbeträge und Zahlungsziel. Das Abtippen aus dem PDF entfällt.
Wie lange müssen ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für elektronische Rechnungen. Bei einer E-Rechnung muss laut Bundesfinanzministerium mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD ist das der eingebettete XML-Datensatz. Ein Archiv, das nur das PDF ohne XML speichert, erfüllt das nicht.
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Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD 2.5.2 (öffnet in neuem Tab)
- § 14 (öffnet in neuem Tab) und § 14b (öffnet in neuem Tab) Umsatzsteuergesetz (UStG)
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